Bu sözleşme, Klinik Yanımda programını kullanan klinik (“Veri Sorumlusu”) ile Klinik Yanımda (“Veri İşleyen”) arasında, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 12. maddesi uyarınca, Veri Sorumlusu adına işlenen kişisel verilerin korunmasına ilişkin kuralları belirler.
Klinik, programa kaydolurken “kabul ediyorum” kutusunu işaretleyerek ya da abonelik teklifini onaylayarak bu sözleşmeyi kabul eder. Kabul tarihi ve sözleşme sürümü programda kayıt altına alınır.
1. Konu ve kapsam
Bu sözleşme, programın internetten (abonelikle) kullanıldığı durumda Veri İşleyen’in Veri Sorumlusu adına kişisel veri işlemesini kapsar.
Program kliniğin kendi bilgisayarına kurulduysa veriler kliniğin bilgisayarında kalır ve Veri İşleyen bu verilere erişmez. Bu durumda Veri İşleyen yalnız Klinik’in açıkça izin verdiği bir destek işleminde, izin verilen kapsamda ve süre boyunca verileri görebilir; bu sözleşmenin gizlilik ve güvenlik hükümleri o işlem için de geçerlidir.
2. İşlenen veriler ve kişiler
- Hastalar: kimlik ve iletişim bilgileri, randevular; sağlık verileri (sağlık geçmişi, diş şeması, tedaviler, seans notları, röntgen ve fotoğraflar, onam formları); ödeme ve taksit bilgileri.
- Online randevu ve ön değerlendirme formunu dolduranlar: ad, telefon, talep ve şikâyet bilgileri, eklenen fotoğraflar.
- Klinik çalışanları: ad, rol, e-posta, mesai ve izin kayıtları, personel belgeleri.
- Program kullanıcılarının işlem kayıtları: kim, ne zaman, hangi kaydı açtı ya da değiştirdi; giriş bilgileri ve IP adresi.
3. Veri İşleyen’in yükümlülükleri
- Verileri yalnız Veri Sorumlusu’nun talimatıyla ve programı sunmak için işler; kendi amaçları için kullanmaz, satmaz, reklam ya da profil çıkarma için kullanmaz.
- Verilere erişebilecek çalışanlarını ve yardımcılarını gizlilik yükümlülüğü altına alır; erişimi görevin gerektirdiği kadarla sınırlar.
- Aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri uygular ve güncel tutar.
- Verilerin hukuka aykırı olarak başkalarınca elde edildiğini öğrenirse Veri Sorumlusu’na gecikmeden, en geç 24 saat içinde bildirir ve etkileri azaltmak için gereken her şeyi yapar. Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na ve ilgili kişilere bildirim Veri Sorumlusu’nun yükümlülüğüdür; Veri İşleyen bunun için gereken bilgiyi sağlar.
- İlgili kişilerin başvurularını cevaplamak için Veri Sorumlusu’na yardım eder: program verileri bulma, düzeltme, silme ve dışa aktarma araçlarını sunar.
- Veri Sorumlusu’nun makul talebi üzerine bu sözleşmeye uyumu gösteren bilgileri sağlar.
4. Teknik ve idari tedbirler
- Tarayıcı ile sunucu arasındaki bağlantı şifrelidir (HTTPS).
- Şifreler geri çözülemeyecek biçimde saklanır; kolay tahmin edilen şifreler kabul edilmez.
- İki adımlı giriş vardır; klinik bunu herkes için zorunlu yapabilir.
- Rol bazlı yetki: her kullanıcı yalnız rolünün gerektirdiği verileri görür (ör. hekim kasayı görmez).
- Oturumlar belirli süre sonunda kapanır; ekran kullanılmayınca kilitlenir; çok sayıda hatalı giriş denemesi engellenir ve yöneticiye bildirilir.
- Kimin, ne zaman, hangi kayda dokunduğu denetim kaydında 2 yıl tutulur; kayıtlar sonradan değiştirilemeyecek şekilde mühürlenir.
- İki adımlı doğrulama anahtarları ve mesaj sağlayıcı şifreleri veritabanında şifreli saklanır.
- Her gün otomatik yedek alınır; son 14 yedek saklanır. Bütün verinin toplu indirilmesi şifre onayı ister ve kayda geçer.
5. Alt işleyenler ve aktarım
Hizmet verileri Türkiye’de bulunan sunucularda saklanır. Veri İşleyen, sunucu altyapısı için barındırma hizmeti sağlayıcısıyla çalışır. Veri Sorumlusu programda otomatik mesaj gönderimini açarsa, mesajlar Veri Sorumlusu’nun seçtiği sağlayıcı üzerinden gönderilir: WhatsApp Business Platform (Meta Platforms; sunucuları yurt dışında bulunabilir) ya da SMS sağlayıcısı (Netgsm, Türkiye). Yurt dışına aktarım gerektiren bir hizmet yalnız Veri Sorumlusu açarsa ve KVKK’nın 9. maddesindeki şartlar sağlanarak kullanılır.
Veri İşleyen yeni bir alt işleyenle çalışmaya başlamadan önce Veri Sorumlusu’na bildirir.
6. Veri Sorumlusu’nun yükümlülükleri
- İlgili kişileri aydınlatmak, gerekli açık rızaları almak ve verileri hukuka uygun işlemek,
- Gerekiyorsa Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne (VERBİS) kaydolmak,
- Kullanıcı hesaplarını ve yetkilerini doğru yönetmek, işten ayrılan personelin hesabını kapatmak,
- Veri İşleyen’e hukuka aykırı bir talimat vermemek.
7. Süre ve sözleşmenin bitmesi
Bu sözleşme abonelik süresince geçerlidir. Abonelik sona erdikten sonra Veri Sorumlusu verilerini en az 90 gün boyunca indirebilir; bu sürenin sonunda veriler sunucudan, yedekler de en geç 14 gün içinde silinir. Kanunen saklanması gereken kayıtlar bu kapsamın dışındadır.
Bu sözleşme ile Kullanım Koşulları çelişirse, kişisel verilerin korunması konusunda bu sözleşme uygulanır.
8. İletişim
Veri İşleyen: Klinik Yanımda. Bize ulaşmak için: telefon: 0543 863 45 80, WhatsApp: 0543 863 45 80, sitedeki İletişim sayfası.
Son güncelleme: 9 Ekim 2026